Wie Du dich am besten auf die bevorstehende Messe vorbereitest

Wie Du dich am besten auf die bevorstehende Messe vorbereitest

Du willst also unbedingt an der kommenden Messe teilnehmen, hast aber keine Ahnung, wo du mit der Vorbereitung beginnen sollst? Völlig verständlich, kann die Planung von Messen viel Zeit, Mühe, Organisation und Kreativität erfordern. Es gibt auch viele Dinge, die vor der eigentlichen Veranstaltung erledigt werden müssen.

Aber keine Sorge, wir haben eine Schritt-für-Schritt-Anleitung entwickelt, um die Vorbereitung der Messe zu erleichtern:

1. Suche nach relevanten Messen

1. Suche nach relevanten Messen | Wie Du dich am besten auf die bevorstehende Messe vorbereitest

Jede Industrie hat mindestens eine Messe pro Jahr. Falls du planst an einer teilzunehmen, versichere dich vorher, dass sie relevant für dein Unternehmen ist.

Sobald du dich für die Teilnahme an einer Messe entscheidest, bereite alles im Voraus vor. Eine frühe Vorbereitung zeigt Professionalität und zeigt, dass du dich um die involvierten Personen kümmerst. Informiere alle relevanten Abteilungen deines Unternehmens und dein Personal, sodass diese die Messe in ihre Planung berücksichtigen. Du kannst Hiobsbotschaften mit einem klar formulierten Plan vermeiden, weswegen wir eine frühe Vorbereitung mit deinem Team empfehlen.

2. Kalkuliere dein Budget

2. Kalkuliere dein Budget | Wie Du dich am besten auf die bevorstehende Messe vorbereitest

Lass die Vorbereitungen beginnen! Der erste wichtige Schritt ist dein Budget genau zu kalkulieren. So ist sichergestellt, dass du den richtigen Geldbetrag für alle die Ausstellungsmaterialien für die Messe hast. Obwohl es wichtig ist, so wenig Geld wie möglich auszugeben, solltest du in ein gutes Erlebnis für deine Besucher investieren.

3. Morgenstund hat Gold im Mund

3. Morgenstund hat Gold im Mund | Wie Du dich am besten auf die bevorstehende Messe vorbereitest

Messen öffnen in der Regel die Registrierung für Monate bis zu einem Jahr im Voraus. Es ist wichtig, sich frühzeitig anzumelden, um deine Chancen auf einen guten Platz im Veranstaltungsort zu erhöhen.

Wenn die Messe in einer anderen Stadt oder Region stattfindet, ist es wichtig, dass du auch deine Reise- und Hotelunterkünfte frühzeitg planst. Je früher die Flüge und Hotelreservierungen gebucht werden, desto günstiger wird es.

4. Verbreite die Nachricht

4. Verbreite die Nachricht | Wie Du dich am besten auf die bevorstehende Messe vorbereitest

Nutze deine Firmenwebsite und Online-Kanäle, um den Leuten mitzuteilen, dass du auf einer Messe vertreten bist. Du kannst auch allen in deiner Abonnentenliste eine E-Mail schicken, um sie darüber zu informieren. Wenn sich die Messe in deiner Nähe befindet, drucke einige Flyer aus und verteile diese dort.

5. Plane und Gestalte

5. Plane und Gestalte | Wie Du dich am besten auf die bevorstehende Messe vorbereitest

Bevor du mit der Planung und Gestaltung deiner Ausstellung beginnst, werfe einen Blick zurück auf vergangene Messen, an denen du teilgenommen hast. Wenn du zum ersten Mal an einer Messe teilnimmst, recherchiere über vergangene Exponate deiner Mitbewerber. Analysiere, was funktioniert hat und was nicht. Nutze diese Informationen, um deinen Auftritt zu verbessern und sich einen Vorteil gegenüber deinen Mitbewerbern zu verschaffen.

Stelle sicher, was auf der Messe erlaubt ist oder nicht, indem du die Regeln und Vorschriften für die Veranstaltung durchliest.

Sobald du deine Recherche durchgeführt hast und du dich auf deine Vorgehensweise festgelegt hast, ist es an der Zeit, zu planen. Diskutiere über verschiedene Ideen und Strategien mit deinem Team und findet heraus, was in die Ausstellung aufgenommen werden soll und wer die benötigten Materialien entwirft. Vergiss nicht die Logistik von allem! Verteile Aufgaben den Personen zu, die den Stand leiten werden. Dies ist eine Zeit, in der du und dein Team über den Tellerrand schauen und spannende Ideen für die Ausstellung entwickeln können.

6. Organisiere dich

6. Organisiere dich | Wie Du dich am besten auf die bevorstehende Messe vorbereitest

Sobald alle Besonderheiten deiner Ausstellung geklärt sind, ist es an der Zeit, alles vorzubereiten und zu bestellen. Um sicherzustellen, dass du nichts vergessen hast, erstelle eine faire Checkliste und einen fairen Projektzeitplan, um sicherzustellen, dass alles rechtzeitig erledigt wird.

Checkliste zum Erfolg:

  • Bestell Ausstellungsplatten und -wände, sobald das Design fertig ist. 
  • Halte all deine Werbematerialien (dazu gehören Visitenkarten, Broschüren und Kataloge) bereit
  • Stelle sicher, dass deine Ausrüstung funktionsfähig ist (besonders wenn Sie eine Demo planen)
  • Lasse die Muster deines Produktes frisch herstellen.

7. Auf gehts, Team!

7. Auf gehts, Team! | Wie Du dich am besten auf die bevorstehende Messe vorbereitest

Der nächste Schritt in der Messevorbereitung ist die Zusammenstellung deines Messe Traumteams. Wähle die Personen, die das Unternehmen gut vertreten können und legt gemeinsam die Ausstellungsziele, die Ausstellungsregeln und andere notwendige Informationen fest. Probt genau, was ihr tun und wissen müsst und wie ihr mit bestimmten Situationen umgeht.

Wenn es das Budget erlaubt, erstelle Namensschilder für euch, oder besser noch, Uniformen.

8. Tausche dich mit den Organisatoren aus

8. Tausche dich mit den Organisatoren aus | Wie Du dich am besten auf die bevorstehende Messe vorbereitest

Wende dich an die Messeleitung, falls du Fragen zur Ausstellungsfläche oder technische Fragen wie die Verfügbarkeit von Steckdosen haben solltest. Auch wenn es plötzliche Änderungen für die Veranstaltung gibt, kannst dies sofort herausfinden und Anpassungen vornehmen.

Jetzt, da du die Grundlagen der Messeplanung beherrschst, kannst du nun dein Messeerlebnis reibungslos gestalten und genießen!